Kustannusten kohtuullisuuden arvioinnissa voidaan käyttää viitekustannuksia. Jos viitekustannuksia ei ole käytettävissä, tuen hakijan tulee toimittaa vähintään 3 000 € suuruisissa hankinnoissa selvitys tavanomaisesta hintatasosta. Eli riittävä määrä tarjouksia tai muu selvitys, jonka perusteella kustannusten kohtuullisuus on mahdollista arvioida.
Selvityksen tiedot voi kerätä tälle lomakkeelle:
Riittävä määrä tarjouksia
Yksinkertaisin tapa todentaa tavanomainen hintataso on hankkia riittävä määrä, 3 kpl, vertailukelpoisia tarjouksia, joiden perusteella kustannusten kohtuullisuus voidaan todeta.
Selvitys tavanomaisesta hintatasosta
Tavanomaisella hintatasolla tarkoitetaan tavaran- tai palveluntoimittajien yleisesti käyttämiä hintoja. Selvitys on mahdollista tehdä esim. netin kautta ja tulostaa hintatiedot tai ottaa kuvakaappauksia verkkosivuilta hakemuksen liitteeksi. Tällöin tulee huomioida, että verkkosivun osoite ja hakupäivä tulee ilmetä selvityksestä.
Muu selvitys
A) Tarkoitetaan esim. sitä, että teillä on vain yksi tarjous hankinnoista, vaikka olette pyytäneet muita tarjouksia kuitenkaan saamatta niitä. Tällöin voitte liittää tiedot tarjouspyynnöstänne ja saamanne vastauksen siitä, että tarjouksenne ei nyt voida vastata.
B) Tarkoitetaan esim. tilannetta, että olette saaneet vain yhden tarjouksen, eikä muita ole saatavissakaan. Tällöin teidän tulee antaa selvitys ja perustella, miksi tarjouksia on vain yksi tai miksi tavara/palvelu voidaan hankkia vain yhdeltä toimittajalta (erikoistuote).
Kertokaa tällöin, miten asiaa on selvitetty ja mitä siitä on selvinnyt.
Huomioittehan, että selvitykseen ei riitä pelkkä hintatieto esim. työn tuntihinnasta tai materiaalista. Hakemukselta tai selvityksestä tulee ilmetä, minkä työmäärän/materiaalimenekin toimenpiteen toteuttaminen vaatii.