Hintatason selvittäminen

Hankkeisiin liittyy olennaisena osana erilaisia hankintoja. Investointihankkeissa voidaan olla tekemisissä isojen hankintojen, kuten laitteiden tai rakennusurakoiden kanssa. Kehittämishankkeissakin usein ostetaan erilaisia palveluita tai asiantuntijaosaamista. Lähes kaikissa hankkeissa tarvitaan ns. normaaleita toimintaan liittyviä asioita, kuten kokouskahveja, kokoustiloja tai toimistotarvikkeita.

Koska Leader-tuki on julkista tukea, on hankkeissa tehtävien hankintojen hintataso dokumentoitava. Tällä varmistetaan, ettei hankinta ole ylihintainen verrattuna muihin vaihtoehtoihin. Hankinnan arvo vaikuttaa siihen, miten se on kilpailutettava.

Julkiset hankinnat


Jos julkisen tuen osuus hankkeessa ylittää 50 % ja hankinnan arvo ylittää seuraavat raja-arvot:

- palvelut, tavarat ja tarvikkeet 60 000 euroa (uusi hankintalaki voimassa 1.1.2017 alkaen, aiemmin kansallinen kynnysarvo oli 30.000 euroa)
- rakennusurakat 150 000 euroa

tulee hankinnoissa noudattaa lakia julkisista hankinnoista.

Tällöin tarjouspyyntö ja liiteasiakirjat julkaistaan HILMA-järjestelmässä, josta kuka tahansa palveluntarjoaja voi vastata tarjouspyyntöön. Jos näyttää siltä, että hankinta ylittää yllämainitut raja-arvot, ota yhteyttä Leader-ryhmään, niin katsotaan yhdessä prosessi tarkemmin läpi.

Viitekustannukset

Jos hankintaan ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista (348/2007), kustannusten kohtuullisuuden arvioinnissa voidaan käyttää viitekustannuksia (rakennushankkeissa). Viitekustannukset lasketaan ELY-keskuksessa hankkeen hakemisen yhteydessä suunnittelijan laatiman kustannusarvion perusteella.


Selvitys tavanomaisesta hintatasosta

Jos viitekustannuksia ei ole käytetty, yli 2500 euron suuruisissa hankinnoissa on toimitettava selvitys tavanomaisesta hintatasosta. Myös alle 2500 euron hankinnoissa suositellaan hankintojen ja valintaperusteiden dokumentointia, vaikka laki ei sitä edellytä.

Tavanomaisella hintatasolla tarkoitetaan tavaran- tai palveluntoimittajan yleisesti käyttämiä hintoja.
Tavanomainen hintataso voidaan selvittää monella tavalla (esim. vertailu nettisivuilta, puhelinsoittokierros, sähköpostikysely kolmelta eri toimittajalta tai tarjouspyynnöt)

Hintatason selvityksestä on tehtävä muistiinpanot, joista käy ilmi:

- mitä halutaan ostaa
- mistä 3 eri tarjousta / hintaa on saatu
- hinnat / tarjoukset
- mikä toimittaja valitaan ja lyhyet perustelut (paras laatu, halvin hinta, nopeimmin saatavilla tms.)
- päivämäärä ja allekirjoitus

Vertailu arkistoidaan yhdessä hankkeen muiden papereiden kanssa, ja toimitetaan maksatuksen yhteydessä Hyrrään.

Tarjouspyynnöt ja tarjoukset

Tarjouskilpailumenettelyä suositellaan yli 2500 euron hankinnoissa. Laki ei sitä edellytä, mutta tarjouskilpailumenettely on usein helpoin tapa tehdä hankinta, jos haluaa käyttää valintaperusteena muutakin kuin hintaa.

Tarjouspyynnön sisältö:

- kuka tarjousta pyytää
- mitä tarjouspyyntö koskee, mitä aiotaan hankkia
- tilausmäärä, kappalemäärä tms.
- millä perusteella valinta tehdään (hinta vai kokonaistaloudellinen edullisuus, valintaperusteet)
- muita hakijalle tärkeitä seikkoja, esim. mihin mennessä pitäisi toimittaa, vaaditaanko tarkkoja teknisiä ominaisuuksia jne
- mihin mennessä tarjous pitää antaa ja mihin osoitteeseen

Tarjouspyynnön voi helpoimmin lähettää tarjoajien sähköpostiin. Tarjouksia on pyydettävä vähintään kolmelta tarjoajalta.

Kun tarjoukset on saatu, niiden tiedot kootaan yhteen ja päätetään, kuka tarjoajista täyttää valintaperusteet parhaiten, jos kyseessä on muu peruste kuin hinta. Valintapäätös perustellaan kirjallisesti ja allekirjoitetaan.

Tarjouspyyntö, kenelle tarjouspyynnöt on lähetetty ja saadut tarjoukset tallennetaan arkistoon ja toimitetaan maksuhakemuksen yhteydessä Hyrrä-järjestelmään.

Hankinnan valintaperusteet

Hinnan ei tarvitse olla ainoa valintaperuste.  Kokonaistaloudellinen edullisuus tarkoittaa sitä, että valitun tuotteen laatu on muita parempi tai tuote soveltuu parhaiten hakijan käyttöön. Mahdollisia kriteerejä ovat myös esimerkiksi toimitusvarmuus, etäisyys, osaaminen jne. Tärkeintä on, että tehty valinta perustellaan ja jo tarjouspyynnössä valintaperusteet tulee mainita.  Muistiinpanot säilytetään hankkeen muiden asiakirjojen tapaan ja toimitetaan Hyrrään maksatuksen yhteydessä.

Siirry sivun alkuun
Tulostusversio